Organización y Caos

La organización vista como SISTEMA (2ª parte)

Para entender el funcionamiento de una organización, debemos verla como un sistema, en el que lo que define la funcionalidad y el comportamiento del conjunto es la interrelación de sus componentes.

En mi Blog del 26 de Julio definía un sistema con la visión de Deming, organización que funciona porque todos sus componentes tienen un propósito común que los une.

Un ser vivo, una orquesta o una empresa son ejemplos adecuados de sistemas.

Al estudiar la organización con esta perspectiva aprendemos como la intuición nos engaña y que muchas decisiones son inadecuadas, precisamente porque las interacciones producen efectos secundarios o aplazados en el tiempo que son contra-intuitivos.

En la “dinámica de sistemas”, se estudia la interacción entre los diferentes elementos esquematizando los bucles de interrelación entre ellos.

Peter Senge (1990) en su “Quinta disciplina”, basándose en estudios realizados con la “Dinámica de Sistemas” elaboró una lista de 11 errores típicos en la toma de decisiones directivas.
Enumeraré solo 4:

a. Los problemas de “hoy” proceden de las soluciones de “ayer”
Al igual que una medicina puede beneficiar un órgano pero a largo plazo perjudicar otros órganos y ocasionar nuevos problemas, así ocurre en las organizaciones empresariales, donde soluciones aparentemente buenas hoy pueden ocasionar grandes problemas mañana.
b. Las cosas siempre “mejoran” antes de “empeorar”
Sirve el ejemplo anterior, antes de que la medicina aplicada muestre sus efectos secundarios, veremos como hay una mejoría temporal. Una errónea reducción de costes siempre producirá una mejoría en el corto-plazo, pero sus consecuencias en el largo plazo pueden ser nefastas.
c. “Pequeños cambios” pueden producir “grandes consecuencias”
No siempre se identifican fácilmente las palancas, pero de encontrarlas son aquellos elementos de la organización que con menores esfuerzos producen a largo plazo un mayor efecto, positivo o negativo. En medicina ocurre lo mismo, un pequeño cambio en los hábitos de una persona tienen grandes repercusiones a largo plazo.
d. Las relaciones causa-efecto no son evidentes, ya que no coinciden ni en el espacio ni en el tiempo
Nos ha costado más de 150 años de emitir CO2 a la atmósfera para darnos cuenta de sus efectos en el ecosistema.

De ello se deduce que tomar decisiones requiere un análisis profundo del sistema. La creación de modelos matemáticos que simulen un sistema no deja de ser un ejercicio teórico, pero caro y poco útil en la mayoría de casos. Tampoco son imprescindibles y basta normalmente con utilizar esquemas mentales que contemplen todas las interrelaciones. Aprender a apreciar el sistema.

Además las organizaciones evolucionan, co-evolucionan con su entorno, ya que cada organización está formadas por personas que a su vez forman parte de un conjunto de sistemas sociales, culturales, medioambientales y valores que cambian.

Una empresa tiene una organización que puede parecer ser estable en un tiempo determinado. Pero la estabilidad es siempre una fracción del tiempo entre dos cambios. La “Dinámica de sistemas” nos permite estudiar el comportamiento de esta fracción de tiempo. Al producirse un cambio las interrelaciones se modifica.

Si las fuerzas que se oponen al cambio son muy fuertes, el sistema se osificará y morirá por su falta de adaptabilidad. Por el contrario si las fuerzas del cambio superan sin control las opuestas, el sistema puede entrar en una situación de caos que lo inestabilice hasta su extinción.

La opción no es caos frente a organización, la verdadera opción es que las organizaciones dispongan de capacidad de aprender para mejorar continuamente. Para ello hace falta reducir las barreras jerárquicas y crear condiciones para el libre pensamiento, la aportación de ideas, autonomía frente al centralismo jerárquico, flujo continuo de información en todos los sentidos y capacidad de reorganizarse.

Una organización para adaptarse continuamente, para mejorar, aprender e innovar debe tener un estilo de management que sea capaz de mantenerla en una zona cercana al caos, donde la creatividad se manifiesta y la innovación y la creatividad tienen su verdadera razón de ser.