miércoles, 22 de diciembre de 2010

El óptimo de los resultados organizativos es menor que la suma de procesos óptimos

Optimicemos la calidad del Sistema Organizativo


Una de las tendencias de los últimos años ha sido la gestión por procesos, o sea, la mejora de los resultados empresariales a través de mejorar los procesos internos. En principio parece lógico ya que desde una concepción reduccionista si mejoramos las partes de un todo se mejora el conjunto.

Sin embargo muchas empresas que se gestionan por procesos, después de una aparente mejora inicial, no logran al final un nivel de competitividad adecuado. Veamos porqué.

Planteemos la pregunta de otra manera; ¿Es el óptimo de una organización la suma de los procesos óptimos? ¿Se consiguen los resultados óptimos de una empresa optimizando los resultados de cada departamento y proceso? La respuesta es que no, especialmente cuando se habla de optimizar costes o tiempos de ejecución.

Optimizando separadamente los procesos no podremos optimizar los resultados globales de la organización ya que existe una interrelación, visible o no, entre todos los procesos de tal manera que cualquier acción sobre un proceso afecta a los demás procesos de la organización, mejorando uno, podemos empeorar otros. El propósito debe ser mejorar el resultado de toda la organización y para ello hay que hacer un ejercicio de optimización conjunta y no individual.

Si optimizamos los costes de un proceso, reduciéndolos por cualquier mecanismo que no sea la consecuencia indirecta de la mejora de la calidad del sistema organizativo, se producirá un deterioro en otros procesos de tal manera que la suma siempre será peor.
Veamos un ejemplo con este gráfico que representa dos procesos
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Gárafico 1 - Relación % defectos - Coste de dos procesos

En este gráfico se ve la relación entre los procesos de Compras y el de Producción en dos de sus variables relacionadas: coste-calidad suministros.

La curva descendiente de la izquierda representa la relación coste de producción y calidad de los componentes suministrado (medido por el % de defectos), así si el porcentaje de suministros defectuosos baja, el coste de producción también bajará porque habrá menos costes de retrabajos, reajustes, atrasos y de mermas. Su punto óptimo estaría en la parte inferior derecha. La curva ascendente de la derecha nos da la relación entre los costes de compra y el % de defectos. Vemos que a medida que el coste aumenta disminuye el porcentaje de defectos. El óptimo estaría en la parte inferior izquierda.

Vemos que ninguno de los dos óptimos nos da el menor coste total y que éste se encuentra en un punto intermedio. La primera conclusión es que el punto óptimo de minimización de costes no se consigue en ninguno de los puntos óptimos de los procesos P y C. De ello se infiere que no podemos simplemente optimizar por separado ambos procesos sin deteriorar la suma que es el resultado final medido en términos del menor coste.

Para conseguir reducir los costes totales deberemos reducir, no el coste de compra como comúnmente se cree, tampoco el coste de Producción ya que está muy unido al % de defectos, sino la calidad de los procesos a través de mejorar el sistema organizativo visto como un todo. De esta forma la reducción de costes totales se produce como consecuencia de una mejora de la calidad del sistema organizativo. Lo contrario no es cierto.

La gráfica de abajo nos indica como podemos mejorar el punto óptimo a través de una adecuada mejora del sistema organizativo que hará más eficiente la relación entre ambos procesos de compras y producción, acercando sus óptimos. En este caso esto lo hemos simulado desplazando hacia la derecha la curva de compras, que equivale a acercar los óptimos de ambas curvas.

Gárafico 2 - Mejora del óptimode dos procesos por rediseño del Sistema Organizativo

La consecuencia es que si focalizamos nuestros esfuerzos en mejorar la calidad del Sistema Organizativo, mejorará la calidad de los procesos y se reducirán los costes totales, mientras que si centramos nuestros esfuerzos en reducir los costes de los procesos, la calidad deteriorará y al final los costes subirán.

Otra conclusión importante es que al asignar objetivos individuales o departamentales, se puede producir un grave daño a los resultados del conjunto.
Así también se concluye que la consecución de todos los objetivos departamentales y de proceso no garantizan que la empresa logre sus resultados.

Sólo la mejora del Sistema Organizativo nos permitirá alcanzar los resultados de la organización. Debemos pasar de mejorar los procesos a mejorar la calidad del Sistema Organizativo.

Estas conclusiones y muchas más las afirmaba W. Edwards Deming como consecuencia de su larga experiencia en el estudio y mejora de multitud de empresas.

1 comentario:

  1. Saludos, JORDI
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    Abrazos!!!

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